サービス 03 — 告知・同意・保管の整備
録音に関わる手続きが、
文書として組織に残る。
参加者への告知、同意の取り方、保管期間、閲覧の権限——録音を適切に扱うための手続きを、2回のセッションで整えます。
← ホームに戻る01 — このサービスが届けるもの
「録音してもいいのか」という迷いが、手順として解消される。
2回のセッションを経て、録音に関わる手続きが文書として整理されます。誰が、いつ、何を伝えるか。外部参加者の同意をどう取るか。どれくらいの期間、誰がアクセスできる形で保管するか——それぞれの問いに対する、組織としての答えが手元に残ります。
担当者が変わっても、同じ手順で録音を扱えるようになります。「前の担当者がどうやっていたか」を引き継ぐ必要がなくなります。
02 — 現状の課題
録音を始める前に、決めておくべきことがある。
会議を録音するにあたって、参加者への告知は必要か。外部の取引先が出席している場合、同意はどう取るべきか。録音データはどこに、どのくらいの期間保存するか。誰がアクセスできるか——これらは、録音を始める前に組織として決めておくべき事柄です。
しかし実際には、こうした手続きが曖昧なまま録音が始まっているケースが少なくありません。問題が起きてから考えるのではなく、始める前に整えておく方が、担当者にとっても参加者にとっても安心です。
告知のタイミングと内容が不統一
担当者によって告知の言い方が異なり、参加者の理解にばらつきが生じています。
外部参加者への対応が不明確
社外の方が参加する会議での録音について、同意の取り方が決まっていないことがあります。
保管と削除のルールがない
録音データがいつまでも残り続けている、または逆にいつ削除されたか分からない、という状況も見られます。
03 — アプローチ
組織の記録担当者と一緒に、手順を作る。
このサービスは、社内で記録の責任を持つ方と相談しながら進めます。一般的な雛形を渡すだけでなく、組織の会議の実態と参加者の構成を踏まえた上で、実際に使える手順書を作ります。法的助言は行いませんが、手続きの設計と文書化を担います。
整備項目 A
告知の手順
会議の開始時に参加者へ何を伝えるか、そのタイミングと言い方を整えます。外部参加者がいる場合の対応も含みます。
整備項目 B
同意の記録方法
外部参加者から同意を得る場合、どの形式で記録するかを決めます。メールでの確認など、実務に合った方法を設計します。
整備項目 C
保管・閲覧・削除のルール
どれくらいの期間保管するか、誰がアクセスできるか、いつ削除するかを文書として定めます。
04 — 進め方
2回のセッションで完了する流れ
第1セッション — 現状の確認と方針の決定
現在の告知・保管の状況を伺い、組織として何をどう決めるかを話し合います。会議の種類、外部参加者の有無、データの扱い方針について確認します。所要時間は2〜3時間。オンライン対応しています。
文書の作成（セッション間）
第1セッションの内容をもとに、告知スクリプト、保管スケジュール、アクセスルールセットの草案を作成します。確認のためにお送りし、修正点があれば反映します。
第2セッション — 文書の確認と担当者への引き渡し
作成した文書を確認いただき、内容を調整します。会議進行者への説明方法についても、この時点でお伝えします。所要時間は1〜2時間。
会議進行者向けブリーフィング
実際に会議を進行する方々に、告知の手順と注意点を説明します。第2セッションと合わせて行うことも、別日に設けることも可能です。
05 — 費用と内容
このサービスに含まれるもの
料金
¥23,000
税別 / 2回のセッションと文書作成一式
含まれるもの
- 会議開始時の告知スクリプト
- 録音データの保管スケジュール（文書）
- アクセスルールセット（閲覧・削除の権限）
- 会議進行者向けブリーフィングセッション
- 2回の作業セッション（計3〜5時間）
このサービスが向く組織
録音を始める前に手続きを整えたい
自動化の導入前に、録音を扱うための手続きを先に確立しておきたい組織に向いています。
外部参加者が多い会議がある
社外の取引先や顧客が出席する会議を録音する場合、同意の取り方を明確にする必要があります。
記録の管理責任者がいる
文書の内容を組織として承認し、運用を引き受ける担当者がいる組織に向いています。
06 — 根拠と期待値
手続きが整うと、何が変わるか。
告知と保管の手順が文書化されると、担当者が変わっても同じ対応ができるようになります。参加者から録音について質問があったとき、答えに迷わなくなります。データがどこにあり、誰がアクセスできるかが明確になります。
このサービスは法的アドバイスを提供するものではありません。必要に応じて、専門家への相談を勧めることがあります。整えるのは、組織内の手続きと文書です。
セッション数
2回（合計3〜5時間、オンライン対応）
納品物
告知スクリプト、保管スケジュール、アクセスルールセットの3点を文書でお渡しします。
対象者
社内で記録の管理責任を持つ方と、会議を実際に進行する方が対象です。
07 — 安心のために
作った文書は、使えるものにして渡します。
第2セッションで文書の内容を確認いただき、実情に合わない部分があれば修正します。引き渡した後に疑問が出てきた場合も、メールで対応します。組織の状況に合わせた文書を届けることを、このサービスの中心に置いています。
文書の確認と修正
第2セッションで内容を確認し、実情に合わせて修正した上で最終版をお渡しします。
引き渡し後のフォロー
受け取った後に疑問点が生じた場合は、メールでご連絡ください。内容の確認に応じます。
08 — 次のステップ
ご連絡いただいた後の流れ
お問い合わせフォームからご連絡
録音に関して現在どのような状況にあるか、簡単にお書き添えください。
数営業日以内に返信
状況を確認の上、ご連絡します。このサービスが合うかどうかも、この段階で判断します。
第1セッションの日程調整
記録の管理責任者の方と、都合の良い日時を調整します。オンライン対応しています。
2回のセッション、文書の納品
セッションと文書作成・確認を経て、最終的な手続き文書一式をお渡しします。
09 — ご相談
録音の手続きについて、相談してみる。
「今の対応で問題ないか確認したい」という段階でも、お気軽にご連絡ください。現状のお話を伺うところから始めます。
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